Логістичні клієнти Партнера зіткнулися з труднощами в управлінні транспортними процесами, отриманні інформації через електронні скриньки. Xpand Portal витягує та перетворює електронні листи на структуровані дані, створює транспортні замовлення або оновлює існуючі замовлення. Користувачі можуть відстежувати замовлення, отримувати сповіщення електронною поштою та автоматизувати створення записів у системі ERP, що оптимізує транспортний процес.
Проблема:
Партнер Xpand надає ІТ-послуги та рішення для логістичних операторів та операторів терміналів. Клієнт партнера зіткнувся з поширеною проблемою під час обробки логістичної інформації та організації транспортного процесу. Попередній процес включав отримання різних типів інформації, таких як транспортні замовлення, митні оновлення, CMR, коносаменти (BL) тощо, через електронні скриньки. Для обробки цієї інформації оператор повинен був вручну створювати замовлення в системі ERP, повідомляти про їх створення зацікавленим сторонам та передавати відповідні оновлення статусу зацікавленим сторонам. Крім того, оператор повинен був вручну завантажувати CMR та BL в систему ERP, що було трудомістким процесом через великий обсяг документів, пов'язаних з транспортуванням, включаючи оновлення статусу митного оформлення на рівні вантажних одиниць.
Рішення:
Xpand Portal пропонує рішення вищезгаданої проблеми, з якою зіткнувся клієнт партнера. Він розроблений для вилучення інформації з поштових скриньок та перетворення електронних листів у формат PDF, які потім надсилаються до служби штучного інтелекту (ШІ). Службу ШІ можна навчити розпізнавати вміст і структуру кожного документа, і вона надсилає дані назад до порталу у структурованому вигляді. Ці структуровані дані потім використовуються логікою порталу для створення замовлень на перевезення або оновлення існуючих замовлень, залежно від вмісту.
Портал Xpand було розширено можливістю інтерпретації непрямої інформації з документа та визначення типу замовлення або потреби в транспортуванні. Ця функція дозволяє користувачам створювати транспортні замовлення для різних видів транспорту, таких як автомобільний, морський, залізничний та повітряний. Портал також дозволяє користувачам відстежувати статус своїх замовлень одразу після отримання документа з оновленням статусу, що дозволяє їм бачити останнє доступне місцезнаходження своїх товарів та статус замовлення. Ця функція забезпечує клієнтам вищий рівень прозорості процесу їхнього транспортування. Зв'язок між сервісом штучного інтелекту та порталом шифрується за допомогою сертифіката https, що гарантує безпеку передачі даних.
Однією з найважливіших функцій порталу є його можливість надсилати сповіщення електронною поштою всім учасникам, залученим до процесу транспортування. Ці сповіщення слугують нагадуванням про будь-які затримки в процесі або про необхідність завантаження важливих документів, таких як чернетки підтверджень BL, пакувальні листи, комерційні рахунки-фактури тощо. Наприклад, якщо відбувається затримка з прибуттям товару, портал надсилає сповіщення всім відповідним учасникам, інформуючи їх про ситуацію. Ця функція перетворює неструктуроване спілкування на структуроване та продумане, дозволяючи всім учасникам залишатися в курсі подій.
Зрештою, будь-який запис, створений на порталі, автоматично завантажується до системи ERP, що усуває необхідність ручного створення записів та спілкування з учасниками щодо будь-яких змін або термінів. Автоматизована система порталу Xpand оптимізує процес транспортування, зменшуючи час і зусилля, необхідні для його управління.
Замовте демонстрацію за адресою: bd@xpandsoftware.com | www.xpandportal.com